Офис в облаках: еще больше советов по удаленной работе

Собрали советы и рекомендации по дистанционной работе от колумниста Forbes, автора книги «К черту офис» и консультанта по вопросам управления временем. Материалы читала команда Selectel.

Менеджмент на расстоянии

Большое беспокойство испытывают многие руководители, вынужденные принимать тот факт, что сотрудники теперь находятся удаленно и нет возможности увидеть, проконтролировать их работу. Колумнист Forbes, Дмитрий Чекин, рекомендует: доверять, проверять и правильно управлять в подобных, измененных условиях.

Для компаний: платформа виртуализации рабочих мест от Selectel поможет компаниям организовать удобный и безопасный доступ к корпоративным данным с любых устройств и перевести сотрудников на виртуальные рабочие места быстро.

Про лучшие практики использования можно расспросить продакт-менеджера этого сервиса в Selectel — Дмитрия Исаева: isaev.d@selectel.ru

Еще один совет от Дмитрия Чекина — выбрать для общения с командой менеджера, в базовых навыках которого не только отличное критическое мышление, умение структурировать информацию, но отличная письменная речь. Этот человек должен обладать очень высоким уровнем эмпатии, потому что необходимо будет считывать на расстоянии тревожность, недовольство или недобросовестность подчиненных.

Инструменты в помощь

Кажется, что для любого из рабочих процессов уже есть целый набор сервисов, предлагающих свое видение его оцифровки. Все они многократно упоминались в материалах про продуктивность, но сейчас знание о них особенно актуально, так что еще раз кратко перечислим самые популярные решения.

*У нас, конечно же, есть свой топ инструментов, которые мы используем сами.

Для проведения видеоконференций и online встреч подойдут:

• Zoom,
• Skype,
• Whereby,
• Hangouts.

Все рабочие документы лучше перенести в виртуальное пространство и не хранить на стационарных компьютерах. Пространства для рабочих документов предоставят:

• Dropbox,
• Google Disk,
• Office 365.

Хаотичность и многозадачность — бич удаленной работы. Программы для управления проектами помогут структурировать планы, цели, дела и фиксировать ход их выполнения:

• Trello,
• Jira,
• Asana
• и даже иногда Google Calendar в качестве таск-менеджера.

Личная эффективность

Многие удаленно работающие сотрудники хотели бы побороть низкий уровень самодисциплины и тревожные триггеры со всех сторон. Автор книги «К черту офис» и колумнист Forbes Евгений Мироничев, больше 15 лет работающий из дома, дает свои рекомендации на этот счет.

Выберите оптимальные часы для работы. Есть устоявшаяся версия, что утром работа идет быстрее. Однако это не всегда так. Нолан Поуп из Университета Чикаго проанализировал в исследовании оценки на экзаменах у 2 млн. студентов за 6 лет. Оказалось, что часть студентов утром действительно лучше занималась математикой, но при этом эффект от перемещения английского на первую половину дня был меньше в 2 раза.

Существует рекомендация — разбивать сутки на рабочие блоки по часу с перерывами на 15-минутный отдых. Еще один вариант: день делится на 5 промежутков по 3 часа: с 5 часов, с 9 часов, с 13 часов, с 17 часов и с 21 часа. Мироничеву удается хорошо работать только в течение 2-х или редко 3-х часовых блоков.

Чувствуйте себя дома как в офисе. Настроиться на рабочий лад помогут ритуалы и атрибуты, говорит Мироничев: пижаму меняйте на брюки и рубашку, выделите отдельный рабочий ноутбук. Можно создать специальную музыкальную подборку, которую вы будете включать только в процессе деловой занятости.

Настраивайтесь на работу постепенно и методично. Мироничев рассказывает, что американский писатель Тим Феррис проинтервьюировал сотни знаменитых миллиардеров, спортсменов и актеров. Выяснилось, 80% из них практикуют медитацию утром, а потом слушают на повторе песни или даже целые альбомы. Все это задает правильный, позитивный настрой дня. Можно использовать йогу. Эффект будет похожий, сейчас много приложений для самостоятельных тренировок.

Фильтруйте информационный поток. Можно пользоваться бесплатными сервисами: Google Alerts — там легко настроить поиск по ключевым словам, названиям и др. Можно всегда следить за необходимым, не отвлекаясь на информационный шум. Еще один полезный инструмент для отслеживания изменений на конкретной странице ресурса: Follow That Page.

Управление временем

Консультант по вопросам управления временем и основатель компании Real Life E Time Coaching & Training Элизабет Грейс Сондерс дает советы в HBR о том, как устроить свой домашний офис и какие правила там установить.

Установите рабочие часы. Как ни странно, но для сосредоточенной и продуктивной работы, представьте, что вы работаете не дома. Если не разграничить для себя четко рабочее и личное время, то неизбежно начнёт грызть совесть и преследовать чувство вины.

Всегда тормозите себя и разбирайтесь, является ли выполняемая в данный момент времени задача, важной или нет. Маркером может стать ответ на вопрос: «Делал бы я это в офисе?» Перенесите прогулки, походы за продуктами, быт на нерабочее время. Конечно, могут быть нестандартные ситуации. Но график и четкое распределение времени обеспечит гармоничное существование.

Спланируйте рабочий день эффективнее, чем обычно. Выберите время оптимальное для выполнение большого объема работы. Отключитесь, по возможности, на этот период от видов связи и уведомлений. Сообщите коллегам о своих планах, чтобы они знали, почему вы медлите с ответом.

Обозначьте для домашних личные границы. Когда с вами вместе в одном помещении находятся родственники или дети, заранее объясните им, что у вас рабочий день. Можете сказать, что будете работать с 8 до 17 за ноутбуком, а потом готовы общаться. Важно не только сказать, но и сдержать обещание. Если есть такая возможность, лучше уйти из поля зрения и закрыться в отдельной комнате.

Если вы все-таки вынуждены заняться домашними делами, распоряжайтесь временем как в офисе: выделите на самые важные из них обеденный перерыв, а остальные — перенесите после рабочих часов. Не объясняйте с извиняющимся тоном причины своей недоступности.

Цените время, посвященное работе из дома так же, как offline пребывание в здании своей компании. В случае, если вы будете последовательны в решении, то установленные условия станут понятны окружающим и будет проще их принять.

Сведите к минимуму контакты с гаджетами. По данным агентства Gallup 52% людей смотрят уведомления на смартфонах несколько раз в час. Отказаться от телефона сложно. Есть интересный лайфхак от редактора журнала The Atlantic Джеймса Хамблина — переключить экран в черно-белый режим: «Многие думают, что он сломан, но я специально сделал экран черно-белым. Это небольшой трюк для мозга. Уведомление не просто так выделяют красным цветом, который стимулирует возбуждение». В iPhone настройки меняют в разделе настроек «Универсальный доступ». Вариант для суровых: удалить приложения для социальных сетей и заходить в FB из поискового браузера.

***

Практика показывает, что задача по организации домашнего офиса выполнима. Возьмите несколько близких по духу рекомендаций, попробуйте следовать им несколько дней. Результат обязательно появится. И помните, формирование новых паттернов поведения зависит больше от дисциплины и самоконтроля, нежели от внешних обстоятельств. Говорят, что привычка формируется 21 день. Проверим?