10 историй про IT-трансформацию в режиме самоизоляции

В июне Selectel и VMware запустили конкурс «IT vs COVID-19». Мы хотели дать возможность нашим коллегам из IT рассказать о тех подвигах, что они совершили за время пандемии.

Именно им — разнопрофильным «айтишникам» — пришлось в авральном режиме перестраивать рабочие и бизнес-процессы компаний. Как перевести работу в онлайн, если компания там раньше даже не появлялась? Как настроить удаленный доступ, если ты не сисадмин, а учитель математики и информатики?

В течение месяца собирали истории — емкие и развернутые, про большие и маленькие победы, от команд на 30 человек и наших крупных «облачных» коллег. И теперь, когда большинство из них заархивированы как выполненные задачи, публикуем самые показательные и вдохновляющие.

Изучив кейсы участников конкурса «IT vs COVID-19», составили общий список, чем занимались компании последние три месяца. Озаглавим его цитатой одного из участников — системного администратора из петербургской компании.

«Мы пахали, как боевые хомячки»

Удивляли сами себя

Для многих переход на удаленную работу стал неожиданностью. Сегодня у тебя более 300 человек в офисе, а уже в понедельник все они должны иметь возможность продолжать работу из дома. В большинстве историй подвиг IT-отделов состоял именно в скорости принятия решений и готовности брать на себя подчас непрофильные задачи.

Помимо настройки общей сети VPN, IT-специалисты проводили индивидуальные консультации для сотрудников, помогали искать и закупать оборудование, в сжатые сроки тестировали новые инструменты работы. Нашим личным фаворитом стала инструкция для сотрудников по подключению к телефонии под названием «Алло, Галочка?!». Самоизоляция не повлияла на чувство юмора сотрудников инвестиционно-строительного холдинга AAG. На все про все было один-три дня, включая выходные, и от 3 до 5 специалистов на немалый штат сотрудников.

Были готовы и не готовы одновременно

Участники разделились на два лагеря: тех, кто «всегда готов», и тех, чья работа не предполагала удаленный режим. Один из призеров конкурса, компания «ВелоСтрана.ру», начала готовиться за несколько месяцев, верно оценив опасность вируса в Ухани. Другой участник — брокерская компания — уверен, что всего не предусмотришь. Там сотрудники IT-отдела начали готовиться еще в начале марта. К середине месяца у них были настроены основные процессы, продумана телефония и даже сформированы инструкции для сотрудников. Но после официального объявления режима самоизоляции оказалось, что они были готовы не ко всему.

Отмечали неочевидные плюсы «удаленки»

Собрать людей для встреч стало проще! Этот плюс отметили сразу несколько участников конкурса. Раньше было много факторов, влияющих на присутствие человека за рабочим столом (обед, перекур, отдых). Во время карантина же сотрудники обычно были в зоне онлайн-доступа. Время на сбор для общих бесед значительно сократилось.

Некоторые компании пересмотрели свое отношение к удаленной работе. Как отметил системный аналитик компании, занимающейся грузоперевозками, их IT-специалисты показали такую высокую эффективность за время самоизоляции, что теперь у них есть возможность несколько дней в неделю работать из дома. Скепсиса по поводу «удаленки» лишились многие участники конкурса.

Для кого-то пандемия стала временем новых коллабораций, совместных проектов и акций, примирения с конкурентами. А другие открыли новые точки роста и возможности для круглосуточной работы сотрудников call-центра из дома.

Следовали ритуалам рабочего дня и скучали по офисным чаепитиям с коллегами

Одна из основных проблем сотрудников, отправившихся работать из дома, — следовать привычному рабочему дню. Опасная близость кровати и холодильника плохо сказывается на тайм-менеджменте. Участники конкурса «IT vs COVID-19» также рассказали, как решали эту проблему. Многие перешли на системы учета рабочего времени (Bitrix24), ввели еженедельную отчетность по выполненной работе и обязательное планирование дня — все для поддержания эффективности вне офиса.

Одна из компаний воссоздала атмосферу опенспейса, где каждый сотрудник мог голосом обратиться напрямую к коллеге, с помощью мессенджера с поддержкой видеоконференций Discord, распространенного среди геймеров. Правда, без пятничной пиццы.

Находили время для оптимизации

С переходом на «удаленку» у некоторых компаний снизились объемы работы. Освободившееся время провели с пользой. Так, частная клиника, где работа отделов была приостановлена на 80 %, сфокусировалась на проблемах, отложенных в долгий ящик. А московская компания, занимающаяся разработкой интернет-магазинов, решила обновить парк серверов. Три старых физических сервера в одном из дата-центров сменили на арендованный в Selectel.

Не забывали про личностный рост

Как оказалось, из самоизоляции выходят не только с лишними килограммами, но и с новыми знаниями. После настройки необходимых систем и их совершенствования у «айтишников» появилось время и на свое развитие. В топе — изучение языков программирования и освоение новых инструментов.

Истории призеров конкурса

Номинация «Волонтерский проект»

Здесь мы просили рассказать, как представители IT участвовали в социально значимых проектах, помогали некоммерческим учреждениям во время пандемии.

Андрей Зотов, проект Volunteer Assistant

Вместе с другом Алексеем Катаевым создали приложение для группы волонтеров из Санкт-Петербурга, облегчившее логистику доставки еды и лекарств пожилым людям.

В конце марта я присоединился к официальному волонтерскому движению Общероссийского народного фронта. В числе других добровольцев я помогал пожилым людям — доставлял им необходимую еду и лекарства по заявкам. Четыре дня я работал как пеший волонтер и смог оценить систему распределения заявок среди волонтеров. Она была далека от идеальной. Волонтеры получали таблицу с адресами, а далее должны были сами проложить оптимальный маршрут из набора неизвестных названий улиц и домов. Тут и родилась идея, как локально улучшить работу волонтеров через общедоступный API Яндекс.Карт.

Мой друг Алексей Катаев вызвался помочь. Для реализации использовали частный сервер Ubuntu + Nginx с внешним IP. Веб-приложение, работающее с API Яндекса, написали на Java, адаптировали под мобильные устройства. Для безопасности организовали доступ через пароль — их выдавали аккредитованным волонтерам Фрунзенского района. Приложение стало надстройкой над процессами, установленными ОНФ.

Теперь у волонтеров есть динамически обновляемая карта города с метками открытых заявок по адресам из официальной таблицы ОНФ. Для облегчения фильтрации метки отличаются внешне по категориям «доставка лекарства», «доставка продуктов» и другим.

Михаил Афанасьев, руководитель проектного офиса компании «Дефа Интеграция»

Создавали IT-решения для заказчиков в сфере благотворительности.

Реальный герой — наш DevOps. Меньше чем за три дня — с вечера пятницы до утра понедельника — он настроил все удаленные доступы, SSH-ключи, VPN. Самое главное, что наши серверы выдержали и стабильно работали, несмотря на нагрузку.

Во время карантина многие наши клиенты вынуждены были срочно искать новые формы работы в онлайне — не только бизнес, но и некоммерческие организации. В сжатые сроки мы настроили функционал сбора денег на борьбу и профилактику COVID-19 для благотворительных фондов Владимира Потанина и «Вклад в будущее», а музею «Дом русского зарубежья имени Александра Солженицына» создали виртуальную выставку.

Номинация «Рост по параметрам»

Тут мы просили поделиться историями о росте IT-инфраструктуры компаний во время COVID-19.

Виктор Лебедев, заместитель IT-руководителя СК «Астро-Волга»

С легкостью и профессионализмом справились с объемной задачей по переводу сотрудников на удаленный формат работы.

Рецепт перевода крупной страховой компании на «удаленку» прост. Достаточно иметь отличную команду сисадминов и соответствующее решение руководства. В нашем случае это IT-отдел в составе пяти разнопрофильных специалистов, распределенных по регионам и часовым поясам. С 28 марта мы перевели порядка 1000 человек на удаленные рабочие места — от рядовых операторов (с перенаправлением звонков) до бухгалтеров.

Архитектурно мы добавили несколько дополнительных терминальных серверов на Windows Server 2019, а также избавились от старых RDP (Remote Desktop Protocol) на Windows Server 2016. Полностью переписали балансировщик (HAProxy) перед терминальной фермой пользователей и дополнительно подумали о безопасности.

Флорит З., инженер-математик, химическая компания-производитель полиэтилена

Показал отличные знания VMware, несмотря на, казалось бы, непрофильную специальность.

После обращения Президента РФ руководство решило перевести сотрудников на удаленную работу, насколько это возможно для производства. Мы создали удаленные рабочие столы на собственных ресурсах, написали скрипт на клонирование 500 виртуальных машин (VDI) из готового шаблона и автоматического подключения к домену. Виртуальные машины создавали на VMware vSAN Stretched Cluster. Затем выполнили дедупликацию (избавление от дублей) всех данных, размещенных в All-Flash кластере.

Номинация «IT-эволюция»

В этой номинации мы оценивали истории о внедрении и модернизации новых информационных систем и сервисов во время пандемии.

Вадим Николаев, руководитель отдела эксплуатации IT-управления компании OCS Distribution

Перевели сотрудников офисов в Москве, Санкт-Петербурге и региональных бизнес-юнитов на удаленную работу, развили инфраструктуру сопровождения всех бизнес-процессов компании — корпоративный мессенджер, сервисы для видеоконференций, внутренний портал и так далее.

В конце марта, буквально за неделю, около 200 ноутбуков переехали с нашего склада домой к сотрудникам. Предварительно мы увеличили ширину каналов к гейтам, обеспечивающим терминальное подключение, расширили новыми хостами терминальную ферму. В первых числах апреля у нас было примерно 1100 одновременных RDP-сессий в течение рабочего дня.

Новый формат работы потребовал срочного запуска собственной коммуникационной платформы и реорганизации сервиса видеоконференций. В компании уже использовались два — Cisco meeting server (CMS) и Microsoft Skype for Business (S4B). Число виртуальных комнат для встреч в CMS увеличилось в 10 раз, мы сняли ограничения для проведения конференций и видеозвонков в S4B, в том числе через мобильные устройства.

В апреле запустили ряд новых онлайн-площадок — порталы для внутреннего обучения сотрудников и для партнерских мероприятий. Затем ввели в строй облачный Webex, а после через платформу Webinar наши топ-менеджеры провели онлайн-встречу с 2 500 сотрудниками компании по всей России. Месяц назад начали внедрение Atlassian Confluence и Jira.

Юрий Стрельников, IT-директор компании «ВелоСтрана.ру»

Перевели 22 магазина в онлайн, а весь штат колл-центра — на удаленную работу; справились с резким скачком количества доставок.

Мы давно готовились к переезду на новые серверы 1С. С 2013 года полностью отказались от физических серверов в наших магазинах. До февраля 2020 года работали на блейд-сервере через виртуализацию и делили его с другими арендаторами. Но компания активно растет, поэтому мы приняли решение взять в аренду два сервера в дата-центре Selectel. На текущий момент в нашей 1С работает порядка 150-170 человек и 22 магазина. В апреле через VPN из дома работало порядка 120 сотрудников. Планируем до конца года переехать на новые, еще более мощные серверы.

За время пандемии у нас произошел резкий скачок по количеству доставок. Никогда такого за 14 лет работы компании еще не было. Мы расширили наш центральный склад, увеличили количество сотрудников до 40 человек, в обычный сезон там работало около 10-15. Перевели его на круглосуточный режим с учетом соблюдения всех правил безопасности.

Наконец, мы оптимизировали работу с входящими заявками от пользователей. Самым удачным решением, на мой взгляд, было создание канала в Telegram и подключение туда большого количества сотрудников. Мы запустили чат-бота, помогающего покупателю выбрать велосипед онлайн, и настроили связь мессенджера с Jira (задачи собирались чат-ботом и отправлялись в систему).

Непредвиденная номинация «IT-революция»

Эту номинацию мы учредили, познакомившись с историями участников конкурса. Часть из них восхищала тем, что многим неспециалистам в IT пришлось ими стать на время самоизоляции. Здесь четыре победителя, три из которых — представители образовательных учреждений.

Егор И., учитель математики и информатики в общеобразовательной школе

Перевели 498 учеников на онлайн-обучение без помощи IT-администратора.

Основная сложность заключалась в том, что большая часть преподавателей не была готова к онлайн-работе. Не все владеют компьютером на должном уровне, да и методические наработки в школе не предназначены для дистанционного формата. Кроме того, пришлось работать не только с ПК, но и с мобильными устройствами.Это было непросто технически, и с проблемами мы справлялись без профильных специалистов.

Чтобы преподаватели могли видеться со своими учениками онлайн, мы арендовали сервер и развернули платформу VideoMost. Так мы перестали зависеть от загруженности бесплатных сервисов, смогли самостоятельно контролировать нагрузку и при необходимости оперативно увеличивать ресурсы.

Параллельно развернули Office 365 для сотрудников и учащихся и сервисы Google для совместной работы сотрудников. Для организации технической поддержки использовали Ammyy Admin.

Вячеслав Оковалков, системный администратор ГАПОУ Колледж предпринимательства №11 (Москва)

Перевели на удаленное обучение более 2000 учеников, проделали большую работу, достойную профессионального восхищения.

Наш Колледж предпринимательства включает в себя шесть отделений — по разным направлениям и адресам. 20 марта руководство приняло решение перевести всех сотрудников и студентов на «удаленку». А уже с 23 марта обучающиеся могли обучаться из дома с помощью различных гаджетов — ноутбуков, смартфонов, планшетов.

Мы создали кластер VMware vSphere 6.7 и шесть pod. Четыре из них — члены VMware vSAN. На кластере расположена вся инфраструктура для удаленной работы и учебы (Nested VMware ESXi).

Для доступа к внешним ресурсам использовали VMware Horizon 7. Безопасный доступ к инфраструктуре обеспечили с помощью Security Server. Система Helpdesk от GLPI, которую синхронизировали с AD DS (Active Directory Domain Services), помогла централизованному сбору заявок по техническим вопросам.

Для дистанционного обучения внедрили LMS Moodle. Ее функционал позволяет размещать методические и практические материалы: видеоролики, презентации, лекции, лабораторные работы. С помощью системы можно проводить онлайн-уроки через видеоконференции. Там же можно отслеживать успеваемость студентов и вести учет посещаемости.

Все звонки на стационарные телефоны переадресовали на мобильные, настроили дополнительные триггеры в системе мониторинга Zabbix.

Дмитрий Чуклин, системный администратор МАУДО Дворец творчества (Республика Башкортостан)

Перевели на удаленное обучение более 7000 учеников и 98 преподавателей и очень увлекательно об этом написали.

После начала общемирового хаоса мы остались, мягко говоря, за бортом. Наш отдел отправили тогда на неделю самоизоляции. Это мы думали, что на неделю… Руководство попросило выключить все системы, обесточить абсолютно все компьютерное счастье! Итого в здании осталась только охрана, кабинеты опечатаны. Занавес.

Спустя неделю COVID-19 не закончился. Жаль. Но продолжать работу надо. Мне как главному компьютерщику нужно было в кратчайшие сроки, то есть еще вчера, восстановить работу всех систем. При этом доступа в здание у меня нет — все закрыто от слова совсем. Сотрудники сидят по домам, настроение на нуле. Но план по возврату из небытия нужно как-то реализовывать.

Первым делом организовали видеовстречу ключевых сотрудников в Zoom. Выяснили, кто остается работать, а кто уходит в отпуск. Оказалось, примерно половина состава — в строю.

Для коммуникации внутри отдела использовали коммерческий корпоративный мессенджер MyChat. Его было легко установить на арендованный виртуальный сервер под Windows Server 2012R2. После того как я наладил взаимодействие сотрудников, перешел к вопросу организации файлового хранилища. По идее, можно было сделать VPN до офиса, но пользоваться офисным оборудованием нельзя, доступа нет. Самоизоляция на дворе.

Тут нам пригодились резервные копии файлов. Все, что было нажито непосильным трудом, уместилось на двух внешних жестких дисках. Я арендовал облачные мощности, довольно быстро запустил файловый сервер. Создал и раздал учетные записи пользователям. Дольше всего пришлось ждать закачки файлов в облако. Договорились, что сначала заливаем самое «горящее», потом все остальное. Облако – это штука хорошая, но к нему нужен сильно быстрый канал связи, иначе совсем грустно и одиноко.

Работа стала налаживаться, но вскоре мы поняли, что домашняя техника сотрудников не терпит никакой критики. Либо едва дышит, либо ее просто нет в нужном количестве. В лучшем случае приходилось удаленно, по TeamViewer, устанавливать офисный пакет и приводить в порядок операционную систему. Для некоторых коллег пришлось-таки заказать виртуальную машину и подключить их к серверу по RDP. Решили, что за пару месяцев не разоримся на оплате услуг.

В итоге почти без потери нервов мы переехали на новые информационные рельсы. В мае режим самоизоляции немного смягчился и сотрудники забрали рабочую технику домой. Понадобилась небольшая перестройка систем, и работа продолжилась.

Вся эта неординарная ситуация заставила нас пересмотреть методы управления информационными ресурсами. Все, что ни делается, – все к лучшему.

Игорь Иванов, заместитель начальника электротехнического отдела в компании, занимающейся энергетикой

Доказали, что в экстренных ситуациях можно стать системным администратором, даже если ты инженер-электрик.

Наша организация занимается проектированием подстанций и линий высокого напряжения. В свете надвигающейся угрозы руководство приняло опережающие меры и за неделю до всеобщего карантина дало отмашку на перевод сотрудников на удаленную работу. К сожалению, в нашей небольшой организации отсутствует должность системного администратора. И все работы по организации «удаленки» пришлось выполнять рядовым инженерам-электрикам.

Из-за специфики рабочего процесса (все чертежи смежных отделов связаны внешними ссылками для оперативного и точного определения коллизий) каждый сотрудник должен иметь доступ к рабочему серверу, а также набор программного обеспечения (AutoCAD, MS Office). Мы рассматривали два варианта работы: удаленное управление рабочим компьютером (AnyDesk) или подключение по VPN к рабочей сети. Остановились на втором варианте. За выходные организовали доступ по VPN к рабочей сети, а на 23 марта настроили ПО и подключение у всех сотрудников удаленно (по AnyDesk).

В дополнение к рабочему мессенджеру (используем Skype) для организации совещаний стали использовать Zoom. Переезд прошел быстро и максимально безболезненно для сотрудников и организации.