Зачем платить за G Suite, если есть бесплатный Google Account?

В январе 2018 года количество бизнес-клиентов G Suite превысило 4 миллиона. В этой статье, сравнив возможности бесплатного Google Account и платного сервиса G Suite, попытаемся понять, почему компании переходят на платный набор офисных приложений в облаке от Google.

Запуск корпоративной почты занимает буквально 15 минут

Директор по контролю производства GoDaddy (второй в мире регистратор доменных имен) считает, что клиенты чаще работают с компаниями, у которых почтовый адрес выглядит корпоративно. При этом 80% представителей малого бизнеса используют в адресе домены типа @gmail.com.

Чтобы подключить корпоративный email в бесплатном аккаунте, нужны сторонние почтовые сервисы. В G Suite можно создать ящик вида [отдел]@[компания].com, при этом не придется покупать и настраивать специальные почтовые серверы.

Название компании содержится в почтовом адресе и интерфейсе почты
Название компании содержится в почтовом адресе и интерфейсе почты, официальная документация Google
Бесплатный GmailПочта в G Suite
support.company@gmail.comsupport@company.com
Email в домене @company.com создается в стороннем сервисе и добавляется в Gmail как дополнительный.Email в домене @company.com создается при регистрации в G Suite.

«С G Suite запуск корпоративной почты занимает буквально 15 минут. Не нужно покупать и обслуживать специальные почтовые серверы, настраивать протоколы передачи. Корпоративная почта доступна где и когда угодно, вне зависимости от собственных инфраструктурных решений».

Андрей Цегельник, руководитель отдела внутренней безопасности и информационных систем, администратор G Suite

Пользователям G Suite присваивается основной адрес электронной почты, чтобы войти в аккаунт и получать письма. Что делать, если ivan@selectel.com хочет общаться с клиентами через адреса support@selectel.com и marketing@selectel.com?

Бесплатный GmailПочта в G Suite
Для ivan@gmail.com придется зарегистрировать еще две почты и импортировать их в GmailДля ivan@selectel.com можно подключить «псевдонимы» ― это дополнительные названия основного почтового ящика

Если компания использует домены помимо основного, они подключаются в G Suite:

  • Как псевдоним. Письма приходят в основной почтовый ящик, в настройках пользователи выбирают, с какого адреса отправлять письма
  • Как дополнительный домен. За аккаунты в дополнительном домене взимается плата, а новый почтовый ящик не связан с основным
Настройка дополнительного домена в G Suite
Настройка дополнительного домена в G Suite

Возможности бесплатных сервисов расширены — работать вместе стало еще удобнее

Существует три тарифа G Suite: Basic, Business, Enterprise — они отличаются набором функций и стоимостью от 400 до 2,000 рублей. Во все тарифные планы входят бесплатные облачные приложения Google (такие как документы, чаты, календари, диск) и инструменты управления аккаунтами через администратора G Suite. В тарифы Business и Enterprise входят платные сервисы «Сейф» и Cloud Search.

По сравнению с бесплатным аккаунтом, в G Suite становится проще работать вместе:

Google диск

Бесплатный Google аккаунтG Suite
Объем диска 15 ГБ. Платное увеличение хранилища.

Объем диска 30 ГБ для каждого пользователя в тарифе Basic. Платное увеличение хранилища.


Объем диска не ограничен в тарифах Business и Enterprise.

Общие календари

Бесплатный Google аккаунтG Suite
Придется отправить запрос и ждать подтверждения, чтобы получить доступ к рабочему календарю коллеги.Не надо отправлять запрос ― сотрудникам доступны корпоративные календари коллег.

Планируйте время собраний, удобное для всех участников, и бронируйте переговорные комнаты.

Пример доступа к корпоративному календарю коллеги
Пример доступа к корпоративному календарю коллеги, официальная документация Google

Поиск по контенту

Бесплатный Google аккаунтG Suite
В строке поиска в приложениях можно найти документы, таблицы и файлы на диске. Письма придется искать в интерфейсе почты.Через приложение Cloud Search (в тарифах Business и Enterprise) поиск идет среди всего контента внутри домена. По запросу найдутся файлы, письма, связанные с запросом аккаунты и встречи.
Поиск контента с помощью Cloud Search
Поиск контента с помощью Cloud Search, официальная документация Google

Видеовстречи Hangouts Meet

Бесплатный Google аккаунтG Suite
Доступом через разрешения календаря и приглашения.Доступ по единой общей ссылке.
Нет подключения ко встрече через телефонный звонок.Можно присоединиться ко встрече по телефону.
Нельзя записать встречу.Видеовстречу можно записать и сохранить на Google диске в тарифном плане Enterprise. Ссылка на запись отправляется на почту организатора встречи и автоматически добавляется в мероприятие календаря.
До 25 участников, нет возможности подключиться с мобильного устройства.До 50 участников, в зависимости от тарифного плана.

 

Ко встрече можно присоединиться с мобильного устройства, компьютера или оборудования в конференц-зале.

Пользователи всех тарифов могут подключиться ко встрече через телефонный звонок по специально сгенерированному номеру.

В интерфейсе календаря генерируется ссылка для видеовстречи и номер для телефонного звонка
В интерфейсе календаря генерируется ссылка для видеовстречи и номер для телефонного звонка

В G Suite оповещения о работе с файлами, документами, календарями приходят на почту. Сервисы интегрированы между собой, поэтому отвечать на приглашения и запускать видеовстречи можно в почте, а к мероприятиям прикрепляются файлы из облачного хранилища.

Файлы, почта и устройства сотрудников под контролем компании

В бесплатной версии Google Account сотрудники ― владельцы приватных аккаунтов, в которых разрозненно хранятся рабочие файлы. Аккаунты не управляются централизованно, поэтому для организаций становится трудно:

  • Получить доступ к рабочим файлам сотрудника, если он покинул компанию или ушел работать на конкурентов
  • Узнать, кто работает с корпоративным контентом
  • Собрать статистику по действиям сотрудников

Если владелец аккаунта G Suite покидает фирму, права доступа и управления его файлами в облаке переходят к администратору G Suite. Он может деактивировать аккаунт, сменить владельца и реквизиты доступа, перенаправить письма. В приложении «Сейф» настраивается хранение электронной почты, чатов и файлов, чтобы информация не потерялась, например, при увольнении сотрудников.

Бесплатный Google аккаунтG Suite
Сотрудники — владельцы приватных аккаунтов, сами управляют правами доступа.Компания централизованно управляет аккаунтами через администратора G Suite.
Консоль администратора G Suite
Консоль администратора G Suite

Администратору G Suite доступна обширная статистика:

  • Файлообмен: объем переписок в почте, количество созданных документов и таблиц, количество файлов с общим доступом и так далее
  • Действия аккаунтов: использование приложений, история просмотра документов, действия на мобильных устройствах и так далее
  • Безопасность: можно узнать, кто не использует двухэтапную верификацию, кто устанавливал внешние приложения, предоставление доступа за пределы домена и так далее
Отчеты о действиях внутри корпоративного домена
Отчеты о действиях внутри корпоративного домена, официальная документация Google

Администратор видит обобщенные данные и подробные сведения по отдельным аккаунтам. Например, можно посмотреть логи электронных переписок (заголовок письма; кем, когда и кому отправлено; маршрут).

Через панель администратор защищает данные при потере устройств. Для этого устройство iOS, Android или Windows подключается как корпоративное в разделе «Управление устройствами». Там же администратор может дистанционно:

  • Отслеживать местоположение устройства
  • Блокировать и устанавливать пароли устройств
  • Удалять конфиденциальную информацию
Управление мобильным устройством через консоль администратора G Suite
Управление мобильным устройством через консоль администратора G Suite

Для корпоративного устройства в обязательном порядке задается пароль блокировки (комбинация чисел, графический ключ, доступ по биометрии и т.п.), чтобы обеспечить надежную защиту данных. Пользователи бесплатного аккаунта Google могут самостоятельно задать менее безопасные параметры доступа.

Подключение корпоративных устройств
Подключение корпоративных устройств, официальная документация Google

Доступ к файлам ограничен корпоративным доменом

Представим, что аккаунты сотрудников и корпоративные файлы положили в «контейнер», внутри которого происходит совместная работа. Сравним пути доступа к рабочим файлам в бесплатных аккаунтах и G Suite.

Пути доступа к рабочим файлам в бесплатных аккаунтах и G Suite
Бесплатный Google аккаунтG Suite
Приходится запоминать почтовые адреса коллег, чтобы прописывать в настройках доступа.Начните писать фамилию коллеги в настройках доступа, система подскажет адрес.
Чтобы открыть доступ всем сотрудникам, надо перечислять вручную электронную почту каждого.Откройте доступ сразу всем пользователям домена.
Если включен доступ по ссылке, зайти в документ может кто угодно и за пределами компании.Даже по ссылке доступ есть только у аккаунтов, подключенных к корпоративному домену G Suite.
Доступ к документам настраивается для пользователей внутри корпоративного домена
Доступ к документам настраивается для пользователей внутри корпоративного домена

Плата за аккаунт окупится на 100%

Согласно данным Forrest Consulting вложения в G Suite за три года окупаются на 304%.

Вложения в G Suite за три года окупаются на 304%
Исследование Forrester Consulting

Приобрести лицензию G Suite напрямую у Google может быть проблематично:

  • Покупка оплачивается только картой
  • Платить придется валютой
  • В настоящее время ответственность за уплату НДС лежит на покупателе
  • Денежные средства на карте сотрудника можно возместить премией, тогда придется заплатить НДФЛ и социальные отчисления
  • Бухгалтерии сложно получить от Google необходимые по закону отчетные документы (счета, акты)

Кроме того, чтобы мигрировать и самостоятельно настроить сервис, придется потратить время, привлечь специалистов.

Купить лицензию G Suite в Selectel проще, чем напрямую у Google: контракт заключается с российской компанией по правилам учета РФ. Сотрудники Selectel посоветуют тарифный план, возьмут на себя общение с Google, предоставят отчетные документы.

Специалисты технической поддержки ответят на возникающие вопросы в режиме 24/7/365, а облачные инженеры Selectel помогут:

  • Настроить работу в новом окружении (купить домен или подключить собственный, подтвердить право на использование домена, добавить пользователей)
  • Перенести данные при переходе на G Suite с других систем (например, перенести мероприятия календаря из Outlook)
  • Организовать обучение сотрудников (объясним, как пользоваться консолью администратора и настраивать сервисы)

Компании платят фиксированную сумму в рублях за необходимое количество подписок ежемесячно (каждый новый пользователь — новая подписка) и всегда работают с новейшей версией продукта: сервисы Google регулярно обновляются в автоматическом режиме.

Инновационные технологии Google уже изменили повседневный уклад жизни людей. Теперь облачные инновации меняют корпоративную культуру, экономят ресурсы компаний, освобождают время для творчества и дают возможность работать из любой точки планеты. Присоединяйтесь!

Материалы, использованные в статье:
Количество бизнес-клиентов G Suite превысило 4 миллиона
Steven Aldrich, директор по контролю производства GoDaddy
GoDaddy Group поддерживает около 60 миллионов доменных имен
80% представителей малого бизнеса не используют корпоративные почтовые адреса
Согласно данным Forrest Consulting вложения в G Suite за три года окупаются на 304%

Что еще почитать по теме

T-Rex 21 сентября 2022

Гипервизор VMware ESXi: функции и отличия от ESX

В статье рассказываем о работе с гипервизором ESXi, его отличиях от ESX и vSphere.
T-Rex 21 сентября 2022
Андрей Салита 14 сентября 2022

Отличия TCP- и UDP-протоколов — определяем разницу на примерах

Рассматриваем два самых популярных протокола транспортного уровня — протоколы TCP и UDP — и сравниваем их.
Андрей Салита 14 сентября 2022
Владимир Туров 7 сентября 2022

Bat-файлы — их создание и команды

Рассмотрим мощный инструмент автоматизации рутинных задач в семействе операционных систем Windows.
Владимир Туров 7 сентября 2022

Новое в блоге

Михаил Фомин 24 июня 2022

Docker Swarm VS Kubernetes — как бизнес выбирает оркестраторы

Рассказываем, для каких задач бизнесу больше подойдет Docker Swarm, а когда следует выбрать Kubernetes.
Михаил Фомин 24 июня 2022
Ульяна Малышева 30 сентября 2022

«Нулевой» локальный диск. Как мы запустили облако только с сетевыми дисками и приручили Ceph

Чем хороши сетевые диски и почему именно Ceph, рассказал директор по развитию ядра облачной платформы Иван Романько.
Ульяна Малышева 30 сентября 2022
Валентин Тимофеев 30 сентября 2022

Как проходит онбординг сотрудников ИТО? Что нужно, чтобы выйти на смену в дата-центр

Рассказываем, как обучаем новых сотрудников, какие задачи и испытания проходят инженеры прежде, чем выйти на свою первую смену.
Валентин Тимофеев 30 сентября 2022
T-Rex 28 сентября 2022

Книги по SQL: что почитать новичкам и специалистам

Собрали 6 книг, которые помогут на старте изучения SQL и при углублении в тему.
T-Rex 28 сентября 2022