Как организовать работу команды: вызовы и инструменты

Недавно мы запустили подкаст «Сегодня на ретро», в котором обсуждаем повседневные проблемы специалистов в IT-сфере, и уже успели в первом выпуске поговорить о том, как устроен наем в IT. Сегодня делимся основными идеями из выпусков о работе в команде и коммуникации.

Какие факторы могут разрушить командную среду?

Первая часть статьи посвящена эпизоду подкаста о работе в команде. Рассказываем, какие факторы могут создать и нарушить командную атмосферу.

Гости выпуска:

• Илья Шлыков, тимлид команды разработки IAM в Selectel. Сам немножко разработчик, управлял пятью командами разработки.
• Галина Шаранкова, Unit Lead Messenger&Bot-платформ в Avito. Работала продактом и бизнес-аналитиком, управляла 15 командами разработки.
• Валерия Сантаева, лид проджект-менеджеров в Space307. Работает напрямую с разработкой, управляет командами разработчиков и проджектов.

Полную версию выпуска можно посмотреть на YouTube или послушать на подкаст-платформах: Mave, Google Подкастах, Spotify, Яндекс Музыке.

Если ты работаешь не в одиночку, то люди и рабочая атмосфера играют важную роль. Бывают ситуации, когда члены команды или несостыковка характерами ломают продуктивную среду. Вот несколько кейсов, которыми поделились спикеры:

• Уволилась из-за токсичного сотрудника. В команде Валерии был человек, который токсично комментировал любые идеи и ждал готовых решений. Из-за этого задачи не выполнялись, сдвигались сроки. В результате Валерия ушла из компании, а сотрудника позднее перевели на индивидуальные проекты. 
• Не сошлась с командой взглядами на будущее. У Галины была амбициозная задача — собрать из множества разработчиков компании новую growth-команду. Оказалось, что большинство сотрудников работали уже 7–10 лет на одних и тех же проектах и не были готовы менять направление. Их было так много, что оставалось только полностью пересобирать команду или уходить, и Галина сменила компанию.

Основная проблема заключалась в том, что сотрудники не мэтчились с необходимыми ценностями. Если бы изначально собирали людей под цели и задачи в соответствии с культурой конкретной команды, все могло бы получиться.

Когда вы устраиваетесь на работу, определите, есть ли cultural match с компанией. Перестраиваться будет сложнее, чем адаптироваться к новому коллективу с привычными ценностями.

Чтобы разобраться, какая культура в компании, узнайте на собеседовании о типичных процессах: кто в них участвует, как решаются проблемы, какие роли и зоны ответственности у каждого сотрудника.

Сотруднику не подошел новый формат работы. В истории Ильи компания перешла с матричной структуры на Agile — появились дейли и ретро, созвоны стали проходить чаще. Часть команды восприняла изменения позитивно, но некоторые с непривычки с трудом рассказывали о том, что делали вчера. В результате несколько сотрудников перешли в компанию, где не используется Scrum-методология.

Какие инструменты помогают налаживать командную работу?

Сформулировать общую цель. Чтобы эффективно работать над продуктом, каждый сотрудник должен четко понимать, что создает и какое будущее ждет проект. Можно наметить даже самый простой роадмап и наглядно показать, как влияют результаты работы каждого на итоговый результат и продукт в целом.  

Фиксировать командные договоренности. После каждого конфликта или спорной ситуации стоит фиксировать в чате, канале или другом рабочем пространстве выводы и решения, о которых договорились. В следующий раз в подобных случаях можно отсылать коллег к договоренностям и четко следить за их соблюдением.

Обсуждать проблемы один на один. Бывает такое, что человек разрушает командную среду, не до конца для себя понимая, что ему не нравится. Важно проговорить все детали и выяснить реальную причину деструктивной коммуникации. 

Проводить ретро. Собрать команду и дать возможность высказаться. Так можно разобраться с эмоциями, разумно обсудить варианты решения проблем и договориться о дальнейших действиях.

Организовать неформальные встречи. Сотрудникам полезно знать больше друг о друге и видеть общие цели, поэтому стоит проводить встречи для знакомства и командообразования. Участники могут, например, рассказывать о своем предыдущем карьерном опыте или вместе составлять манифест команды.

Как организовать работу в мессенджерах?

Вторая часть материала основана на выпуске о коммуникации в компании: расскажем, можно ли использовать в работе голосовые сообщения и что делать с коллегами, которые пишут сообщения ночью. 

В эпизоде приняли участие: 

• Анастасия Бескровная, SMM-менеджер в Selectel.
• Евгений Горбачев, Product Tech Lead в Samokat.tech.
• Александра Клименко, CEO Soft Skills Lab и автор канала «Нормально делай, нормально будет».

Полную версию выпуска можно посмотреть на YouTube или послушать на подкаст-платформах: Mave, Google Подкастах, Spotify, Яндекс Музыке.

Переносить задачи в таск-трекер. Герои выпуска общаются в Telegram, но сходятся во мнении, что задачи нужно вести отдельно — например, в Notion или Jira. В Selectel даже действует правило: если кто-то пропустил задачу, поставленную в мессенджере, его не винят.

Telegram выручает, когда вопрос срочный, а еще помогает быстрее сориентироваться, у какой задачи выходит срок — это становится понятно, когда пингуют коллеги. Чтобы систематизировать бесконечный поток сообщений внутри мессенджера, можно пользоваться его инструментами: 

• Создавать папки и закреплять чаты. Это помогает разделить проекты или команды и сразу видеть все важное.
• Создавать приватные и публичные каналы. Приватные — для обсуждения закрытых проектов, а публичные — чтобы приглашать участников со стороны, из других команд. Канал можно открыть для комментирования или оставить только реакции — тогда он будет выполнять информационную функцию, и участники смогут отметить, что прочитали сообщение.

Использовать голосовые сообщения, чтобы сэкономить время. Можно делиться советами с коллегами голосом, потому что так быстрее и эффективнее. При этом важно четко определять границу, когда аудио- и видеосообщения займут слишком много времени у получателя, и отказываться от них, если это неуместно.

Полезный лайфхак: коротко подписывайте, о чем каждое сообщение, чтобы потом его можно было легче найти в поиске. 

Обозначить границы для коммуникации в нерабочее время. Рабочие вопросы в Telegram могут превратиться в настоящую боль, когда этот мессенджер используется одновременно для общения с друзьями и близкими.

Важно прямо сообщить коллегам о том, что вы не готовы обсуждать работу после 19:00 или хотите по вечерам только болтать и шутить в чате. Если кто-то из команды все равно пишет поздно, напомните о возможности отправлять сообщения без звука или ставить отложенную отправку на следующее утро.

Один из сотрудников регулярно писал своему тимлиду по ночам с несрочными вопросами. Тот поначалу отвечал, но вскоре вернулся к нормальному режиму сна, а себе на смену написал бота, который общался с сотрудником: отвечал на вопросы и полноценно поддерживал разговор. Молодой специалист только спустя время понял, что вел переписку с ботом, и перестал беспокоить тимлида ночью.

Договариваться о нормах коммуникации. Этот пункт продолжает предыдущий: для одних неприемлемо получать уведомления о работе в приложениях для личных переписок, а другим некомфортно получать кружочки или голосовые сообщения. Еще могут раздражать ситуации, когда собеседник сначала отправляет отдельным сообщением приветствие, а далее несколько минут пишет основной вопрос — уведомление пришло, внимание сместилось на него, а смыслового вопроса нет.

Главное — выяснить, какой формат коммуникации подходит человеку, которому вы адресуете сообщение, и не нарушать договоренности.

Как избежать бесконечных созвонов?

Собрали три совета от наших участников: 

1. Заранее собирать адженду встречи и планировать простые созвоны не более чем на полчаса: за это время можно обсудить все вопросы. 
2. Выделить временные слоты для созвонов в рабочем графике: например, когда рабочий день длится с 10 до 19, можно воспользоваться сервисом типа Calendly и освободить время с 12 до 17 для встреч с коллегами.
3. Выбирать комфортные для себя форматы общения и говорить об этом: на ранних звонках сообщать коллегам, что вы только проснулись и не готовы быстро вникать в ситуацию, предупреждать о том, что сегодня вы сможете подключиться только голосом без видео или не хотите слушать аудиосообщения.

Подробнее — в нашем подкасте

Это были главные темы, которые мы обсуждали с гостями в третьем и четвертом эпизодах — они уже доступны на YouTube и Mave. Больше полезных советов можно найти в блоге Академии Selectel:

• Доклады от 12 экспертов о том, как строить карьеру и работать с командой.
• Курс из четырех материалов «Как наладить коммуникацию в команде».
• Как эффективно делиться результатами своей работы? Гайд по самопрезентации.