Как сделать встречи эффективными: заметки, фасилитатор и другие простые хаки

Привет! Я Аля — старший продакт-менеджер выделенных серверов Selectel.  Мой стандартный рабочий день состоит из нескольких встреч. Конечно бывало так, что некоторые обсуждения повторялись раз за разом. Конечно в такие моменты мы с командой думали, что в следующий раз точно уделим больше времени на подготовку к синку и ведению заметок на встрече. Конечно так получалось не всегда. 

Думаю, многие из вас тоже сталкиваются с проблемой бесконечных дискуссий, когда кажется, что все обсудили, но вопрос все равно всплывает. В этой статье я поделюсь нашим опытом. Расскажу, как мы повысили эффективность встреч и при этом сократили их количество. Без сложных трансформаций и инструментов. 

Почему так происходило

Чтобы начать решать проблему, стоит разобраться в ее причинах. Мы провели встречу, чтобы немного порефлексировать. И вот к чему пришли. 

Недостаточная подготовка ко встрече

Мы не всегда готовились ко встречам. Не фиксировали, что хотим обсудить и к чему прийти. Из-за этого растекались по древу обсуждений вместо того, чтобы сфокусироваться на конкретном вопросе. 

Еще мы не всегда звали всех нужных людей. Разработка крупных фич, запуск новых сервисов и другие большие изменения часто требуют вовлечения коллег из разных департаментов. Но иногда только на встрече выяснилось, что нам не хватает какого-то специалиста. 

Отсутствие заметок и фасилитатора

Мы не всегда фиксировали результаты обсуждений и договоренности. Наивно полагали, что все и так очевидно или что мы все запомним. В итоге просто забывали, о чем договорились, приходилось возвращаться к обсуждениям опять и опять.

Вовлеченность во время обсуждений тоже была не самой высокой. Многие не так активно участвовали во встрече — понимали, что мы созвонимся еще пару раз, а приступить к задаче все равно нужно позже. 

А еще на встречах не было человека, который бы направлял обсуждение и принимал решение. В результате мы могли отвлечься от основной темы на менее важные вопросы и потратить на это немало времени.

Разночтение терминов, встречи без резюмирования и задач

Исторически разные продукты и сервисы в компании развивались довольно независимо, поэтому один и тот же термин в разных командах может иметь свой смысл. Получалось, что иногда мы могли обсуждать какой-то предмет, и при этом каждый участник встречи вкладывал в него свой смысл.

Еще из важного — мы не всегда выделяли время на причесывание заметок после встречи, а также постановку задач. Как итог, упускали важные детали, а про некоторые задачи просто забывали.

Как решали проблемы 

На все той же встрече мы сформировали правила для решения нашей проблемы. Получившийся набор — это смесь опыта участников (продакты и лиды), здравый смысл, лучшие практики из умных книг и опыт других компаний.

Назначаем ответственных. Теперь мы договариваемся и фиксируем, кто отвечает за принятие решений. Это не обязательно один человек — иногда нужны бизнес-овнер и тех-овнер.

Готовимся ко встрече. В описании встречи пишем цель и задачи, прикрепляем нужные ссылки и артефакты. Это помогает сократить время на поиск всего нужного в начале обсуждения и сразу перейти к дискуссии. 

На самой встрече пишем заметки. Мы ведем записи встречи, даже если на первый взгляд все просто и понятно. Заметки храним в Confluence — мы используем этот инструмент в компании для создания и хранения информации и обмена знаниями между командами.

Организатор встречи или назначенный писарь в начале обсуждения шарит экран. Так все видят, что именно он пишет — это помогает вовлечь всех участников, позволяет вносить исправления по ходу обсуждения, да и в целом решает проблему разночтения терминов.  

Используем инструменты для визуализации. Например, доски Pruffme для схем и Figma для прототипирования. 

Мы часто обсуждаем схемы, поэтому стараемся сразу отображать их на встречах. Это значительно повышает понимание, «выравнивает» в терминологии и помогает сразу сформировать полезные артефакты. 

У каждой встречи есть фасилитатор. Обычно им выступает инициатор встречи, но не всегда. Фасилитатор записывает, но не дает развить незначительные и нерелевантные вопросы, чтобы участники придерживались адженды. Например, если команда обсуждает запуск нового сервиса, фасилитатор может снять с обсуждения вопрос о добавлении модального окна. 

Коллеги включают камеру. Большинство встреч проходит с участием удаленных сотрудников. Например, кто-то работает из офиса в Москве, а кто-то — в Петербурге. В таком случае мы просим включить камеру, так как считаем, что это помогает повысить вовлеченность. 

Пишем фоллоу-апы в чате команды или рабочей группы. Это такое резюме с кратким описанием договоренностей, дальнейших шагов и ссылкой на заметки со встречи. Фоллоу-апы повышают вероятность, что к заметкам вернутся. А еще их удобно пересматривать другим участникам чата, которые не участвовали в обсуждении, но могут повлиять на принятие решений. 

Результаты и пространство для улучшений 

Новые правила помогли улучшить ситуацию, но дзен мы еще не познали. Как минимум, потому что их применяет не вся большая команда, а только несколько людей — среди которых и я. Что радует, в команде нет активного сопротивления новым процессам. Наоборот, есть позитивная обратная связь по росту качества документации и фиксированию договоренностей. 

Не буду лукавить: мы еще попадаем в ловушки «Здесь все очевидно, не будем записывать» или «Все и так увидят апдейт по документу с заметками –— не буду писать фоллоу-ап». Но мы над этим работаем.

Какие результаты мы уже получили

Стали быстрее принимать решения. Из свежих примеров: одна эффективная встреча позволила продвинуться с разработкой монстр-фичи. Мы пришли к единому пониманию кейсов, определились с итерациями, смогли в два раза сократить скоуп первой итерации, а также зафиксировали ограничения. 

До этого мы провели пять встреч по этой фиче, но без заметок и решений о следующих шагах. Как результат — не могли сдвинуться с места.

Сократили количество встреч и ускорили работу над артефактами. Теперь мы создаем на встречах быстрые прототипы и другие визуальные материалы. В чем это помогло:

• По некоторым изменениям мы сократили количество обсуждений в два раза. Раньше мы проводили две встречи: на первой обсуждали бриф и детали, а на второй смотрели прототипы и схемы. Сейчас иногда получается объединить синки и сэкономить время. 
• Быстрее получаем артефакт — быстрее имеем фактуру для обсуждения и оценки от команды разработки на Product Backlog Refinement. Быстрее понимаем оценку — быстрее решаем, что с этим делать дальше.

Быстрее находим ответ на вопрос, почему мы приняли такое решение. Раньше поиск ответа занимал непредсказуемое количество времени. Иногда на это уходило 30 секунд, когда кто-то в команде помнил, почему так, а не иначе. А иногда — пару часов, когда приходилось собирать картину по кусочкам от разных коллег.  

Что дальше

Мы решили двигаться итеративно и небольшими шагами. Еще не до конца освоились с новыми правилами, и есть шероховатости, поэтому совершенствуем то, что уже есть. Планов вносить более кардинальные изменения у нас пока нет.

Мы продолжаем в том же духе. Стараемся меньше попадать в ловушки и потихоньку привлекаем большую часть команды к проведению встреч в таком формате — в первую очередь своим примером.