Организуем личную базу знаний: тест 3-х сервисов
![Ксения Калинина](https://selectel.ru/blog/wp-content/uploads/2022/01/Снимок-экрана-2022-01-27-в-12.40.45-400x400.png)
Закладки в браузере, хаотичные записи в Notes и мысли в голове растут с геометрической прогрессией. Структурировать знания и навести порядок в текстовых и графических записях поможет личная база знаний. Специально для блога Selectel, Ксения Калинина исследовала три популярных сервиса и делится впечатлениями. Скорее всего, сейчас многие из ваших записей хранятся на Google диске, а ссылки, […]
![Изображение записи](https://selectel.ru/blog/wp-content/uploads/2020/06/PR-13313_555x278_blog_preview_fb_tw@2x-1.png)
Закладки в браузере, хаотичные записи в Notes и мысли в голове растут с геометрической прогрессией. Структурировать знания и навести порядок в текстовых и графических записях поможет личная база знаний.
Специально для блога Selectel, Ксения Калинина исследовала три популярных сервиса и делится впечатлениями.
Скорее всего, сейчас многие из ваших записей хранятся на Google диске, а ссылки, которые вы прочитаете «когда-нибудь потом», — в открытых вкладках браузера, но это не всегда практично и удобно. Рассмотрели менее очевидные способы для организации баз знаний. Они просты и удобны: имеют веб-версию и мобильное приложение, поддерживают совместную работу и импорт файлов с разных площадок.
Спойлер: бесплатного функционала сервисов хватит для наведения первичного порядка.Airtable табличный
Удобный инструмент для создания многофункциональных таблиц.
Удобство. Широкий функционал Airtable немного усложняет интуитивный онбординг, но внутри приложения предусмотрены подробные инструкции и подсказки. Можно выбрать предустановленные шаблоны, чтобы сделать работу проще и быстрее.
Минусы. Может показаться слишком сложным и запутанным при первом использовании.
Что порадовало. Основной упор в приложении сделан на таблицы. Их наполнение может быть не только текстовым: добавляйте фото, ссылки, цветовые пометки и так далее. Загруженные в базу документы доступны для просмотра, но редактировать внутри Airtable их нельзя. Таблицы можно связать между собой – занесенные в одну таблицу данные будут отображаться и в другой. Звучит сложнее, чем работает.
![](https://selectel.ru/blog/wp-content/uploads/2020/06/названия.png)
Навигация. В приложении легко создавать разветвленную структуру базы знаний. Можно организовать несколько рабочих пространств и добавлять тематические секции с иконками. Внутри каждой секции обычно находятся несколько листов с таблицами. А внутри таблиц – страницы с данными отдельной строки.
Для упрощения навигации можно добавить блок поиска по документам. Но эта функция почти бесполезна, если вы заносите данные на русском языке. Поиск работает для пяти языков, и русский туда не входит. Дополнительный стимул вести понятную базу знаний, в которой все можно найти вручную.
Вердикт. Airtable подходит для структуризации данных, но требует тщательного изучения, чтобы стать Power User.
Рабочий Notion
Универсальное рабочее пространство.
![](https://selectel.ru/blog/wp-content/uploads/2020/06/PR-13313_image5.gif)
Удобство. В приложении много готовых шаблонов для разных типов документов. Есть возможность создавать и собственные «трафареты» для стандартизации заметок.
Минусы. Полностью на английском языке, что для кого-то может стать проблемой. Освоить базовые функции можно самостоятельно, а вот для более продвинутой работы стоит изучить гайды и скринкасты. Можно найти их на сайте Notion, YouTube-канале или рунете.
Что полезного. Документы поддерживают все наиболее распространенные форматы – доски, таблицы, ссылки, фото и видео. На таблицах остановимся подробнее, ведь они представляют целую базу данных. Каждая строка таблицы имеет отдельную страницу внутри документа, куда можно записать подробную информацию.
![](https://selectel.ru/blog/wp-content/uploads/2020/06/PR-13313_image6.gif)
Notion открыт для новых пользователей, которые до этого размещали свои документы на разных носителях. Так, кроме банального импорта файлов с рабочего стола и Google Диска, возможен импорт досок из Trello, файлов из Asana и Evernote.
Навигация. Внутри приложения есть разделение хранилища на workspace и private, что снижает риск случайно поделиться с коллегами личной информацией. Совместная работа тоже доступна, но этим никого не удивишь.
Все страницы отображаются в боковом меню. Масштабируемость структуры – одно из преимуществ Notion. Каждую категорию бокового меню можно дополнить несколькими подкатегориями, которые также подвластны делению.
Вердикт. Приложение Notion поможет организовать документы и заметки в одном месте.
![](https://selectel.ru/blog/wp-content/uploads/2020/06/PR-13313_image3.gif)
Мульти Coda
Документ, который стремится быть приложением.
Удобство. Организация документов и таблиц понятна на интуитивном уровне. Благодаря шаблонам легко создать личную базу. В приложении есть галерея документов, где хранятся файлы других пользователей. Можно посмотреть, как другие организуют знания, и вносить изменения в документы. Не переживайте, они все равно не сохранятся и не доставят никому проблем.
Функционал. Импортированные из Google Drive документы отображаются также, как на диске, форматирование не «съезжает». В документ можно интегрировать диаграмму Ганта, видео, кнопки с разными действиями. С помощью шаблонов таблиц удобно организовать список фильмов, программу тренировок, рабочие задачи.
Большой плюс. Coda можно связывать с другими сервисами: Instagram, YouTube, Wikipedia, а также Gmail, Slack и Jira в платной версии. Документ становится не только пассивной базой знаний, но и связующим звеном разных приложений.
Основной инструмент в Coda — таблицы. Множество шаблонов и легкость создания делают их мощным инструментом для структуризации данных. Таблицы можно связать между собой в одну сложную базу данных.
Навигация. Корневые папки структуры отображаются в боковом меню. Внутри них – документы, которые могут содержать неограниченное количество страниц и подстраниц.
Минус. Для просмотра одной ветки иерархии целиком придется открывать файл в папке. Только оттуда доступен просмотр имеющихся страниц.
![](https://selectel.ru/blog/wp-content/uploads/2020/06/названия-1.png)
Вердикт. Coda дает больше, чем просто организацию знаний. В приложение есть почти все, что необходимо современному человеку для работы.
В заключение, предлагаем несколько советов для создания собственной базы знаний.
От теории к практике
Чек-лист для организации личной базы знаний:
• Определите цель.
Организация базы знаний ради организации базы знаний – плохая идея. Вы точно должны понимать, к чему стремитесь. Глобально, цель – сохранить и доступно организовать знания, чтобы работать и учиться более эффективно.
• Создайте единое пространство для хранения.
Соберите все свои локальные заметки, документы, фотографии, скриншоты и таблицы в одном сервисе. Так вы свяжете их в единую систему (пресловутую базу знаний) и в зависимости от выбранного инструмента будете пользоваться такими преимуществами, как доступ к данным с любого устройства, синхронизация, удобство хранения.
• Возьмите за основу уже сохраненную информацию.
Приятная вещь в организации базы знаний – вы никогда не столкнетесь со страхом чистого листа. Структура хранилища создается на основе данных, которые уже пылятся на полке под грифом «Меня сложно найти, легко потерять и невозможно запомнить». Просто разделите их на отдельные секции.
• Позаботьтесь о масштабируемости структуры.
Нет смысла дробить информацию на слишком детализированные папки и документы. Лучше всего начать с крупных тематических секций и наполнять их контентом. Если почувствуете необходимость, создайте более удобное и прицельное разделение. Плодить в базе знаний папки с одним-двумя файлами и заметками – неэффективно. Это создаст видимость порядка, но будет неудобно для навигации и масштабирования. Ведь тогда добавление заметок потребует создания новых папок и дальнейшего усложнения структуры.
• Сделайте новые заметки понятными.
Добавляя ссылку или файл в базу знаний, подпишите их. Сегодня вы знаете, в чем состоит ценность этой информации и где ее можно применить. А завтра? А через неделю? Отметьте полезность каждого нового материала, чтобы не тратить время на рефлексию и попытки проникнуть в сознание себя вчерашнего.
• Не стремитесь к идеалу.
База знаний – инструмент для эффективного структурирования информации. А инструмент проверяется и настраивается в работе. Помните о динамичности и гибкости. Структура кажется удобной и полезной сейчас, но через какое-то время потребует доработки и реорганизации.
Воспользуйтесь правилом ленивого человека: не придумывайте нового. Базы знаний упрощают жизнь. Не пытайтесь с первого раза сделать структуру идеальной. Все равно не получится, а вы зря потратите время.
• Будьте безжалостны.
Не добавляйте в заметки то, что «возможно, пригодится». Все данные в базе знаний должны иметь реальную ценность. Регулярно пересматривайте файлы и удаляйте ненужное. Информация очень быстро устаревает. Иногда мы сохраняем файлы для решения оперативных задач и больше никогда их не используем. Если вы изначально понимаете, что данные нужны ненадолго, поставьте пометку и удалите их после использования.