Поиск

Пресса о нас

Customer Care: как работает отдел заботы о клиентах

Служба технической поддержки ИТ-компаний за последние несколько лет трансформировалась вслед за отраслью. Десять лет назад поддержка была универсальной: они помогали клиентам в обслуживании оборудования, обрабатывали почту, звонки, выставляли коммерческие предложения для клиента и поддерживали сервисы компании. Сейчас большинство крупных организаций создает специализированный клиентский департамент – чаще всего он включает в себя отдел технической поддержки, инженерно-технический отдел и отдел оплаты. Каждый отвечает за свою зону работы с клиентами. О том, как сформировать департамент Customer Care и наладить эффективную работу в команде, расскажет Татьяна Свирко, руководитель Customer Care в Selectel.

Как компании обрабатывают входящие сообщения от клиентов?

Работу с клиентами удобнее всего вести через тикет-систему, особенно, если объем заявок превышает несколько тысяч в месяц. Согласно исследованию Live Person, 82% клиентов считают, что фактор номер один для отличного обслуживания клиентов – быстрое решение их проблем. Конечно, есть входящий канал в виде телефона, но по нему можно предоставить информацию только консультационного характера, поскольку сложно идентифицировать клиента как владельца аккаунта.

Как работает “правильная” служба: клиент пишет в поддержку по любым сложностям, которые у него возникли в процессе эксплуатации услуг или просит о консультации. Поддержка мотивирована в кратчайшие сроки предоставить качественный ответ. В случае, если запрос сложный и требует внимания нескольких департаментов, в компании есть внутренняя система эскалирования заявок – клиент обращается в тикет-систему, поддержка собирает данные и составляет задачу на несколько ответственных лиц (или департаментов), и по мере решения заявки, возвращается к клиенту и дает обратную связь.

Поддержка может быть разделена на две линии: первая линия нацелена на быстрые консультации (быстрый вопрос/ответ на основе скрипта, первичные консультации по телефону), а на второй линии сотрудники обладают навыками и компетенциями администрирования и могут на своей стороне быстро решить проблему клиента.

Функции отдела Customer Care (Customer Success)

Для того, чтобы в компании появился Customer Care требуется чтобы совпало два фактора. Первый – компания должна вырасти до такого масштаба, когда она сама готова вкладываться в инфраструктуру клиентов и обладать ресурсами для адаптации продуктов и бизнес-процессов. Второй – у компании появляются ключевые клиенты, и как следствие, появляется возможность менять и предоставлять кастомизированные услуги и продукты.

Основная функция Customer Care – представлять интересы бизнеса клиента на стороне компании. Компания помогает бизнесу и вместе они развивают взаимовыгодные партнерские отношения.

Когда отдел Customer Care только начинал свою работу, мы, как и многие компании, опасались столкнуться с нехваткой запросов на обслуживание. Решением стал запуск сервиса у ТОП-200 клиентов по выручке. Именно им первым мы звонили или писали обращения с предложением своих услуг. Многие клиенты не верили и думали, что это сторонняя компания, которая выманивает их контакты, или, что это навязывание дополнительных услуг (наш сервис бесплатен для наших ключевых клиентов) и т.п., тогда мы заходили через официальные каналы связи: писали обращения через тикет-систему, подтверждали серьезность своих намерений и налаживали связь. Особенность работы отдела в том, что выстраивание качественных отношений с клиентом эффективнее всего происходит по быстрым каналам связи, например, в мессенджерах. Это помогает 24/7 находиться в быстрой и прямой связи с клиентом.

Задачи менеджера Customer Care

Менеджер Customer Care должен как можно глубже погружаться в потребности бизнеса клиента и транслировать эти потребности своей продуктовой команде, то есть тем, кто принимает решение о развитии услуг в компании. В конечном счете, адаптировать процессы компании под потребности и задачи клиента. Задачи от клиента могут быть следующие – решение инцидентов, консультации по работе услуг, интеграциям с партнерами, разворачивание сложной архитектуры, которая затрагивает несколько дата-центров, услуг и, где нужно все между собой связать и построить катастрофоустойчивый, геораспределенный проект.

Customer Care отвечает за успех бизнеса клиента. Поэтому KPI отдела Customer Care отличается от KPI поддержки, и он строится в первую очередь на выручке клиента. Несмотря на то, что Customer Care не продающий отдел, мы уверены, что счастье и спокойствие наших клиентов напрямую влияет на их средний чек. Компания должна сосредоточиться на развитии долгосрочных и качественных отношениях с клиентами, чтобы они понимали, что компания-подрядчик не просто поставщик услуг, а стратегический партнер.

Еще одна важная задача Customer Care – прислушиваться к своему клиенту. Если компания и клиент расходятся во взглядах на построение отказоустойчивой архитектуры, задача провайдера описать все плюсы и минусы, чтобы клиент взвесил текущую и будущую инфраструктуру, и сам убедился, что в предложении компании рисков гораздо меньше, чем в текущей ситуации.

Инструменты отдела Customer Care

Суперновых разработок в данной сфере у нас нет. Многие компании используют Telegram в качестве основного рабочего инструмента, и мы не исключение. Это очень удобно – обеспечен быстрый доступ как клиента к команде, так и у нас с каждым клиентом организован свой чат. Клиент в любое время дня и ночи может написать туда и получить незамедлительный ответ.

Помимо работы в мессенджерах, остается обработка заявок через тикет-систему. Тикет-система несет в себе и другие внутренние функции: в ней отображены состав услуг, различные памятки по технической реализации клиентских проектов и бухгалтерские документы. Это собственная разработка Selectel, в которой компания ведет поддержку клиентов. Помимо этого, компания имеет обширную внутреннюю и внешнюю базы знаний, ведет проекты через Jira, в том числе обработку фидбека. Jira – это продукт, который позволяет привлекать к решению задач несколько отделов и подразделений компании, в том числе помогает формализовать процессы.

Несколько советов начинающему Сustomer Care-менеджеру

Слушать и слышать: только непосредственно клиент в процессе диалога подскажет, что ему необходимо и как должен выглядеть его проект. Вникать в специфику бизнеса, узнавать какие клиенты у вашего клиента, искренне болеть за его продукт. Понимать, что клиенту критически важно при построении его архитектуры и тех услуг, что вы предлагаете, а что вторично, и за счет этого оптимизировать затраты и искать компромиссы.

По данным Gartner, 89% компаний в настоящее время рассчитывают конкурировать преимущественно в сфере клиентского сервиса. Именно отличный клиентский сервис обеспечивает целостность и высокое качество клиентского опыта, особенно когда работа отдела выходит за рамки обычного реагирования на проблемы. Customer Care должен предугадывать и опережать потребности своих клиентов, а также предлагать решение, которое удовлетворит его. Ведь отдел заботы помогает организациям привлекать и удерживать постоянных клиентов, а это в свою очередь оказывает большое влияние на прибыль компании.

Источник: snob.ru